Mách bạn 5 cách sử dụng Google Drive một cách hợp lý và hiệu quả nhất

Dù rằng Google Drive sở hữu một số lượng lớn người dùng, nhưng lại có rất ít người biết cách sử dụng phần mềm này sao cho hiệu quả bởi họ vẫn chưa hiểu hết tất cả các tính năng mà Google Drive có thể mang lại. Với bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ tổng hợp cho người dùng 5 cách để có thể dễ dàng quản lý cũng như sử dụng Google Drive sao cho hợp lý, hiệu quả nhất.

5 cách sử dụng Google Drive hiệu quả

Đồng bộ dữ liệu Google Drive với PC

Sau khi chúng ta tiến hành cài đặt Google Drive cho PC hoặc Mac, bạn có thể truy cập các tài liệu từ máy tính. Ngay khi chúng ta tải file trực tuyến lên Google Drive, toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng bộ với Google Drive trên máy tính. Nếu trường hợp không có kết nối Internet, bạn vẫn có thể truy cập tài liệu hoặc thêm tập tin nào đó. Khi có mạng trở lại, Google Drive sẽ đồng bộ lên cloud.

Sử dụng tính năng Offline Google Drive

Bước 1:

Tại giao diện của Google Drive, bạn nhấp chọn vào biểu tượng bánh răng cưa ngoài cùng, bên phải màn hình rồi chọn Cài đặt.

Bước 2:

Trong giao diện Cài đặt, tại tab Chung phần Ngoại tuyến, chúng ta tích chọn vào ô Đồng bộ hóa các tệp Google Docs, trang tính, trang trình bày và Bản vẽ với máy tính này để bạn có thể chỉnh sửa ngoại tuyến. Tiện ích Google Drive sẽ được thêm vào Chrome.

Ngay sau đó, bạn sẽ cài đặt tiện ích Google Docs Offline. Nhấn Thêm tiện ích để cài đặt. Cuối cùng nhấn Xong.

Bước 3:

Nếu cài đặt thành công, bạn sẽ nhận thông báo hoạt động ngoại tuyến như hình dưới:

Chèn link vào tệp văn bản đang làm việc

Cũng giống như các công cụ khác, Google Drive (Google Docs) cho phép người dùng chèn link vào bất kỳ đâu trong văn bản. Chỉ cần:

• Bôi đen cụm từ cần chèn link.

• Chọn vào biểu tượng Insert.

• Paste link hoặc tìm kiếm đường dẫn tương ứng cụm từ đó.

• Apply.

Tìm kiếm file trên Google Drive

Dịch vụ này cung cấp cho chúng ta khoảng 15GB miễn phí để lưu trữ dữ liệu. Nếu nhận thấy dung lượng trống không còn nhiều, hãy tìm kiếm những file lớn, hoặc kiểm tra tổng thể toàn bộ dữ liệu và lựa chọn file cần xóa theo dung lượng của nó.

Soạn văn bản bằng giọng nói

Cách này thì chắc không cần nói nhiều nữa, bởi đây là tính năng quá nổi bật và không thể bỏ qua của Google Drive, Google Docs. Các bạn có thể xem lại trong bài viết "Cách soạn thảo văn bản bằng giọng nói" để biết thêm chi tiết.

Xem lại các phiên làm việc trước của văn bản

Từ giao diện chứa file đang cần xem lại, chọn chuột phải vào đó / View Details - Xem chi tiết.

Lúc này, ở phía tay phải sẽ xuất hiện một danh sách mới, đó chính là file các bạn đang tìm với các mốc thời gian chỉnh sửa khác nhau. Bằng cách này, cho dù một file đã qua chỉnh sửa nhiều lần, bạn vẫn có thể phục hồi nó về như bản gốc nếu muốn.

Trên đây là một trong số ít các mẹo sử dụng Google Drive mà chúng tôi muốn chia sẻ cho các bạn. Còn rất nhiều thủ thuật và cách sử dụng khác mà chúng ta sẽ cùng được biết trong những bài viết sau.