Top 15 tính năng của Word Office 365

Giúp bạn tìm nhanh các tính năng cần sử dụng bằng cách gõ từ khóa của thao tác bạn muốn tìm.

Ví dụ: bạn muốn chèn ảnh hoặc sử dụng các thao tác liên quan tới ảnh. Bạn điền “Picture” vào ô Search và Word sẽ gợi ý cho các bạn các hành động như:

• Actions:
  • Insert Picture (chèn ảnh)
  • Picture Content Control (kiểm soát nội dung chèn ảnh)...
• Find in Document (tìm kiếm trong tài liệu): hiển thị kết quả bao nhiêu từ trùng với từ tìm
• Get help on : các thao tác khác mà bạn có thể làm với từ khóa
• Definition (định nghĩa): phiên âm và định nghĩa từ khóa bạn tìm

Ngoài ra bạn có thể tìm thêm các thao tác bằng cách nhấn vào dòng More result for “Picture”.

Với tính năng này bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm thông, hình ảnh, ứng dụng àm không cần rời khỏi trang web. Khi cần tìm kiếm, bạn chỉ cần bôi đen rồi nháy chuột phải chọn Search

Kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị ở màn hình bên phải như thế này:

Tại đây bản có thể tha hồ sử dụng các thông tin mà không cần phải bật trình duyệt lên. Ngoài ra công cụ này còn giúp tìm các định nghĩa của một từ nào đấy.

Khi  đọc một văn bản tiếng nước ngoài mà gặp một từ bạn không biết. Đừng lo vì bây giờ Word Office 365 cho phép chúng ta có thể dịch trực tiếp trên văn bản bằng các sử dụng tính năng Translator. Tính năng này bao gồm tới 60 ngôn ngữ khác nhau trên thế giới bao gồm cả Tiếng Việt. Để sử dụng sẽ có ba cách:

Cách 1: Chọn Review, chọn Translator

Sẽ có hai lựa chọn:

• Translate Selection (dịch phần đã được lựa chọn): Để sử dụng tính năng này cần bôi đen đoạn cần dịch trước.
• Translate Document (dịch toàn bộ văn bản): Không cần bôi đen

Kết quả sẽ hiển thị ở cột bên phải như này:

Để dịch toàn bộ đoạn văn bản thì các bạn hãy bấm vào Documet

Các bạn có thể chọn bất kì ngôn ngữ nào mà các bạn muốn dịch ra rồi bấm Translate

Lúc này toàn bộ văn bản sẽ được dịch ra một file word khác

Cách 2: Bôi đen đoạn hay toàn bộ văn bản theo nhu cầu của các bạn, bấm chuột phải vào chọn Translate

Cách 3: Sử dụng tính năng Search như đã nói ở tính năng trên.

Đây là tính năng vô cùng mới và chỉ có trên Office 365. Với tính năng này, việc soạn thảo ngoại ngữ của các bạn sẽ vô cùng dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Với công nghê AI (trí tuệ nhân tạo) giúp sửa lỗi chính tả, ngữ pháp, gợi ý các từ thay thế làm cho văn bản được hoàn thiện hơn.

Để sử dụng tính năng này, các bạn viết đoạn văn bản bình thường rồi bấm Editor, lúc này toàn bộ văn bản các bạn sử dụng sẽ được quét và hiển thị những từ thay thế cho những từ được gạch chân ở bên phải:

Tính năng này giúp bạn soạn thảo văn bản một cách nhanh chóng hơn. Tuy nhiên công cụ này chỉ hỗ trợ có 20 ngôn ngữ phổ biến trên toàn thế giới. Bạn hãy bấm vào Dictate để được sử dụng tính năng này

Bạn cần một CV đẹp để xin việc nhưng không biết làm như thế nào hay muốn tìm template để viết báo cáo thì đây là một tính năng hữu ích dành cho bạn.

Bạn chỉ cần vào File chọn New

Nơi đây sẽ có vô vàn các mẫu templates với các lĩnh vực khác nhau cho bạn thỏa sức lựa chọn

Mỗi khi các bạn tắt văn bản đi thì nó sẽ hiện lên bảng thông báo rằng bạn có muốn lưu văn bản này không. Nhưng nếu như trong trường hợp mất điện mà các bạn lại đang sử dụng máy tính cây thì sao? Hay thậm chí là các bạn lại không may bấm nhầm vào nút không lưu thì sao? Hậu quả là các bạn sẽ bạn phải tốn thêm thời gian soạn thảo lại. Đừng lo vì Word Office 365 đã có một tính năng cực kì hữu ích cho những trường hợp trên là tính năng Auto-save (lưu tự động). Bạn chỉ cần bấm vào nút bên cạnh Auto-save là có thể lưu văn bản vào vào OneDriver rồi.

Với tính năng này bạn còn có thể xem tài liệu đã lưu trên các thiết bị khác nhau miễn là dùng chung một tài khoản OneDriver.

Tính năng của nó cũng giống như Smart Lookup (tìm kiếm thông minh) nhưng điểm khác là có thể tìm những từ không có trong tài liệu và sẽ đưa ra các topics và các trang web liên quan. Để sử dụng tính năng này, bạn chọn References rồi bấm vào Researcher, sau đó nhập từ khóa cần tìm kiếm vào ô.

Ví dụ: khi nhập từ khóa “Coffee” sẽ cho ra kết quả như sau

Các thao tác:

• Dấu “+”: để chèn tiêu đề bài viết vào tài liệu

Ngoài ra, khi bấm vào sẽ có ô thông báo rằng bạn có ghi nguồn không

Khi bạn bấm Creat nguồn sẽ được ghi như này

• Để đọc bài bấm vào các trang web và bấm Open reading view

• Để chèn đoạn văn bản có sẵn trong trang web chỉ cần bôi đen văn bản cần chèn, nháy chuột phải chọn Add and Cite để chèn văn bản kèm nguồn, Add để chèn văn bản thông thường

Đôi khi những nội dung trong tài liệu của bạn có thể dễ hiểu với những người trưởng thành nhưng còn trẻ con, người già và người khuyết tật thì sao? Để có thể dễ dàng soạn thảo ra những nội dung khiến mọi người có thể dễ dàng tiếp cận bạn có thể sử dụng đến tính năng Accessibility Checker.

Để sử dụng tính năng này, bạn hãy vào Review, chọn Check Accessibility và có các lựa chọn như hình dưới đây

• Check Accessibility : check những đoạn các bạn đã bôi đen
• Alt Text: check toàn bộ văn bản
• Navigation Pane (ngăn điều hướng)

• Focus: chế độ giúp bạn vừa có thể check vừa có thể tập trung vào bài viết

• Options: Ease of Access: cài đặt

Sau khi đoạn văn hay tài liệu được check, nội dung được báo cáo sẽ có các mức độ như sau:

• Errors: văn bản bao gồm các nội dung rất khó hoặc không thể hiểu nổi.
• Warnings: nội dung văn bản mang tính thử thách đối với đối tượng đọc
• Tips: các mẹo giúp văn bản dễ tiếp cận hơn

Khi báo cáo một số liệu nào đó thì để người đọc, người theo dõi dễ hình dung hơn thì bạn có thể chèn biểu đồ và sơ đồ. Để chèn bạn chọn Insert > Smart Art (để chèn sơ đồ) hoặc Chart (để chèn biểu đồ) trong mục Illustrations.

Nếu bài đang viết tài liệu và cần sự hỗ trợ từ các phương tiện mà bạn không biết cách nào về tải về thì bạn có thể chèn ảnh và video trực tiếp từ trên web bằng cách copy link.

Đối với chèn ảnh: Insert > Picture > Online Picture

Và chọn hình ảnh hoặc tìm kiếm hình ảnh:

Đối với chèn video: Insert > Online Videos trong mục Media

Sau đó các bạn lên trang web có video đó và copy link rồi paste vào ô được hiện như bên dưới

Việc so sánh hoặc gộp tài liệu quả là việc làm vô cùng mệt mỏi và dễ sai. Do vậy Word Office 365 đã có 2 tính năng này trong phần mềm.

Để sử dụng bạn vào Review > Compare > Compare để so sánh hai phiên bản hoặc Combine để gộp tài liệu.

Soạn thảo một văn bản dài là điều không hề dễ dàng những soát lại lại càng khó khăn hơn. Lúc này tính năng này lại cực kì hữu ích. Để truy cập tính năng vào Review > Read Aloud

Bạn có thể lựa chọn đọc từng đoạn bằng cách bôi đen đoạn đó.

Nếu như trong tài liệu bạn viết có những đoạn văn tuyệt mật mà bạn không muốn ai đọc được nó bạn có thể ẩn đoạn văn bản đó. Bạn hãy làm như sau: bôi đen đoạn văn bản cần ẩn, vào Home trong mục Font chọn mũi tên nhỏ góc bên phải sẽ hiện ra một bảng, tích ô Hidden

Để hiện đoạn văn bản các bạn bấm biểu tượng như hình bên dưới:

Để bỏ ẩn đoạn văn bản đi các bạn làm giống các bước ẩn và bỏ dấu tích ở Hidden.

Để nắm rõ hơn về các cấu trúc của đoạn văn bản bạn vào View, tích vào ô Nagavigation Pane

Bạn có thể tìm kiếm cả những từ khóa hay đoạn văn trong văn phải để dễ dàng chỉnh sửa hơn.