5 giai đoạn thường có trong quy trình tuyển dụng nhân sự tại các công ty

Quy trình đầu tiên và quan trọng nhất của tuyển dụng nhân sự là xác định vị trí tuyển dụng. Quá trình này bắt đầu với việc nhận được yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận khác nhau của tổ chức đến Bộ phận Nhân sự, bao gồm:

• Số lượng vị trí muốn tuyển
• Yêu cầu công việc phải thực hiện của vị trí đó
• Yêu cầu bằng cấp và kinh nghiệm

Khi vị trí tuyển dụng được xác định, người quản lý nguồn cung ứng có trách nhiệm xác định xem vị trí đó có được yêu cầu hay không, cố định hay tạm thời, toàn thời gian hay bán thời gian,... những điều này này cần được nêu chi tiết trước khi bắt đầu tuyển dụng. Việc xác định, lập kế hoạch và đánh giá đúng cách dẫn đến việc tuyển dụng đúng nguồn lực cho nhóm và tổ chức.

Bản mô tả công việc là một tài liệu quan trọng, mang tính chất mô tả và chứa đựng những yếu tố cuối cùng của bản phân tích công việc. Mô tả này đóng vai trò rất quan trọng cho một quá trình tuyển dụng nhân sự thành công hay thất bại.

Mô tả công việc cung cấp thông tin về vai trò của công việc, trách nhiệm và vị trí của công việc trong tổ chức này là gì cho các ứng viên. Và dữ liệu này cung cấp cho người sử dụng lao động và tổ chức một ý tưởng rõ ràng về những gì một nhân viên phải làm để đáp ứng yêu cầu về trách nhiệm công việc của mình.

Mô tả công việc được tạo để thực hiện các quy trình sau:

• Phân loại và xếp hạng công việc
• Bố trí và định hướng các nguồn lực mới
• Mô tả công việc phải làm
• Sự phát triển trong tương lai của các tiêu chuẩn công việc

Bản mô tả công việc cung cấp thông tin về các yếu tố sau:

• Chức danh công việc / Xác định công việc / Vị trí tổ chức
• Nơi làm việc
• Tóm tắt công việc
• Nhiệm vụ công việc
• Máy móc, Vật liệu và Thiết bị cần trong quá trình làm việc
• Quy trình giám sát
• Điều kiện làm việc
• Mối nguy hiểm sức khỏe

Chiến lược tuyển dụng là bước tiếp theo của quá trình tuyển dụng, đây là việc một chiến lược được chuẩn bị để thuê các nguồn lực. Sau khi hoàn thành việc chuẩn bị mô tả công việc, bước tiếp theo là quyết định áp dụng chiến lược nào để tuyển dụng các ứng viên tiềm năng cho tổ chức.

Trong khi chuẩn bị chiến lược tuyển dụng, nhóm nhân sự cân nhắc những điểm sau:

• Các hình thức tuyển dụng (quảng cáo, trực tuyến, poster,...)
• Khu vực địa lý
• Nguồn tuyển dụng

Việc xây dựng chiến lược tuyển dụng là một quá trình lâu dài, nhưng việc có một chiến lược đúng đắn là điều bắt buộc để thu hút được những ứng viên phù hợp. Các bước liên quan đến việc phát triển một chiến lược tuyển dụng bao gồm:

• Thành lập nhóm hội đồng quản trị
• Phân tích chiến lược nhân sự
• Thu thập dữ liệu có sẵn
• Phân tích dữ liệu thu thập được
• Đặt chiến lược tuyển dụng

Tìm kiếm các ứng cử viên phù hợp

Tìm kiếm là một giai đoạn có trong quy trình tuyển dụng mà các nguồn lực được lấy ra tùy thuộc vào yêu cầu của công việc. Sau khi chiến lược tuyển dụng được lập ra thì sẽ bắt đầu công việc tìm kiếm ứng viên. Q

Tìm kiếm liên quan đến việc thu hút người tìm việc vào vị trí tuyển dụng. Các nguồn được chia thành hai loại: Nguồn bên trong và Nguồn bên ngoài.

Trong quá trình này, hồ sơ của các ứng viên được xem xét và kiểm tra về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và lý lịch tổng thể của ứng viên phù hợp với yêu cầu của công việc. Trong khi xem xét hồ sơ, giám đốc nhân sự phải ghi nhớ những điểm sau để đảm bảo sàng lọc tốt hơn các ứng viên tiềm năng 

• Lý do thay đổi công việc
• Thời gian làm việc với mỗi tổ chức
• Khoảng cách dài trong việc làm
• Vì sao nhảy việc
• Thiếu tiến bộ trong sự nghiệp

Thực hiện phỏng vấn qua điện thoại hoặc video

Thực hiện phỏng vấn qua điện thoại, video hoặc phỏng vấn trực tiếp tại công ty là bước tiếp theo để sàng lọc ứng viên. Trong quá trình này, sau khi hồ sơ được sàng lọc, các ứng viên sẽ được người quản lý tuyển dụng liên hệ qua điện thoại hoặc video. Quá trình sàng lọc này có hai kết quả:

• Nó giúp xác minh các ứng cử viên, liệu họ có đang hoạt động và sẵn sàng làm việc hay không.

• Nó cũng giúp đưa ra cái nhìn sâu sắc về thái độ, khả năng trả lời câu hỏi phỏng vấn và kỹ năng giao tiếp của ứng viên.

Xác định các ứng cử viên hàng đầu

Xác định các ứng viên hàng đầu là bước cuối cùng của việc sàng lọc hồ sơ / ứng viên. Trong quá trình này, sơ yếu lý lịch được đưa vào danh sách chọn lọc, giúp người quản lý tuyển dụng dễ dàng đưa ra quyết định. Quá trình này có ba kết quả sau:

• Chọn từ 5 đến 10 hồ sơ để người quản lý tuyển dụng xem xét
• Cung cấp thông tin chi tiết và đề xuất cho người quản lý tuyển dụng
• Giúp các nhà quản lý tuyển dụng đưa ra quyết định trong việc tuyển dụng ứng viên phù hợp

Quy trình đánh giá và kiểm soát cũng là bước cuối cùng trong quá trình tuyển dụng. Trong quá trình này, hiệu quả và hiệu lực của quá trình và phương pháp được đánh giá. Tuyển dụng là một quá trình tốn kém, do đó điều quan trọng là phải đánh giá kỹ lưỡng hiệu quả của quá trình tuyển dụng.

Các chi phí phát sinh trong quá trình tuyển dụng phải được đánh giá và kiểm soát một cách hiệu quả. Sau khi đã tuyển dụng xong một nhân viên thì cần xem xét đến các chi phí đã xảy ra trong quá trình tuyển dụng bao gồm:

• Mức lương cho người tuyển dụng

• Chi phí quảng cáo và các chi phí khác phát sinh trong các phương pháp tuyển dụng, tức là phí đại lý.

• Chi phí quản lý và chi phí tuyển dụng

• Làm thêm giờ và chi phí chưa trả, trong khi các vị trí tuyển dụng vẫn chưa được lấp đầy

• Chi phí phát sinh trong việc tuyển dụng các ứng viên phù hợp cho quá trình tuyển chọn cuối cùng

• Quản lý và các Chuyên gia dành thời gian để chuẩn bị bản mô tả công việc, đặc tả công việc và thực hiện các cuộc phỏng vấn.