Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Microsoft Office PowerPoint

- Tạo bài thuyết trình

- Vẽ sơ đồ tư duy, sơ đồ tổ chức

- Tạo bài báo cáo, bài tiếp thị

- Trình chiếu hình ảnh

- Tạo bài giảng cho các tiết học

- Tạo các chứng chỉ, biểu đồ, lịch,...

Bước 1: Bạn hãy lựa chọn giữa một bản trình bày trống và một mẫu có sẵn.

Bản trình bày trống cho phép bạn có thể sáng tạo mọi thứ theo ý riêng của mình tuy nhiên nó lại khá tốn thời gian. Vì vậy, nếu muốn tiết kiệm thì giờ, bạn có thể chọn mẫu có sẵn và chỉnh sửa cho phù hợp với mục đích.

 Bước 2: Điền tiêu đề cho slide của bạn.

Tiêu đề cần phải bao quát được nội dung và chủ đề của bài thuyết trình. Đừng đặt tiêu đề quá dài hay quá ngắn bạn nhé!

Bạn có thể điền cả tên nhóm và tên người thuyết trình vào phần tiêu đề để người xem có thể hiểu rõ hơn về bài thuyết trình của bạn.

Bước 3: Thêm các slide mới cho phần trình bày.

Nhấn Ctrl + M để tạo slide mới. Một slide mới sẽ được thêm ngay sau slide bạn vừa hiển thị trước đó. 

Slide mới sẽ chứa hộp tiêu đề và hộp văn bản, chúng có thể di chuyển đến bất cứ vị trí nào theo ý muốn của bạn hay điều chỉnh kích cỡ và font chữ . Bạn có thể sử dụng chúng hoặc thêm các đối tượng khác vào slide thông qua tab Insert. 

Bước 4: Quản lý các slide.

Bạn có thể dễ dàng quản lý các slide của mình thông qua khung ở sát bên trái màn hình. 

Nhấp chuột vào bất cứ slide nào bạn muốn chỉnh sửa và silde đó sẽ hiện lên màn hình ngay lập tức.

Bước 5: Xem trước bài thuyết trình.

Nhấn F5 để có thể xem trước bản thuyết trình và có cái nhìn bao quát hơn về chúng. Việc xem trước giúp bạn tìm ra những lỗi sai và chỉnh sửa chúng sao cho hoàn thiện nhất. 

Nhấp chuột để di chuyển qua lại giữa các trang trình bày.

Bước 1: Thêm hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide.

Bạn có thể làm cho bài thuyết trình sinh động hơn nhờ thêm các hiệu ứng chuyển tiếp. Nhấp và tab Transitions để lựa chọn các hiệu ứng như: Cover, Shape, Push,... Việc thêm các hiệu ứng sẽ ảnh hưởng tới sự chuyển động của các silde.Tuy nhiên đừng quá lạm dụng hiệu ứng, chúng sẽ làm các slide trở nên rối và việc này sẽ dẫn đến sự khó chịu cho người xem.

Bước 2: Thêm hình nền.

Silde nền trắng đôi khi quá đơn giản và nhàm chán vì vậy chúng ta cần thêm hình nền cho các slide. 

Để thêm nền cho slide bạn hãy nhấp chuột phải vào phần trống của slide và chọn "Format Background" hay có một cách khác đó là  nhấp vào tab Design và nhấp vào biểu tượng mũi tên bên cạnh "Background" ở ngoài cùng bên phải.

Nếu muốn sử dụng một nền cho tất cả slide thì hãy click chuột vào "Apply to All". Bạn cần phải lưu ý rằng màu nền không được quá chói và cũng không làm cho văn bản trên slide bị chìm, khó đọc.

Bước 3: Thêm hình ảnh, biểu đồ.

Để thể hiện quan điểm và giúp người xem nắm bắt được nội dung cũng như làm cho slide trở nên chuyên nghiệp hơn, hãy thêm các hình ảnh, biểu đồ,...

Để chèn chác đối tượng, bạn hãy nhấp chuột vào tab Insert. Nhấp vào nút Photo Album để chèn ảnh từ tệp trên máy tính, sử dụng nút Charts để chèn các biểu đồ đơn giản.

Bước 4: Thêm link.

Để đối tác có thể dễ dàng truy cập và liên hệ với bạn sau buổi thuyết trình thì hãy thêm một vài đường liên kết vào slide.

Để thêm các đường link vào slide, chọn nút Hyperlink trong tab Insert. Bạn có thể thêm địa chỉ email, đường dẫn web hay thậm chí là một đường dẫn đến bài thuyết trình khác trong slide của mình.

Bước 5: Chèn video

Để cho bài thuyết trình trở nên sinh động và vui nhộn, hãy thêm video bằng cách click chuột vào nút Video trong tab Insert.

1. Giữ số lượng slide ở mức ít nhất có thể.

Một bài thuyết trình quá dài sẽ không thu hút và khiến người xem ngán ngẩm. Hãy đảm bảo rằng bài thuyết trình của bạn không chưa những slide thừa thãi, không liên quan đến chủ đề bạn đang nói tới.

2. Chọn font và kích thước chữ phù hợp.

Hãy đảm bảo rằng các văn bản trên slide có kích cỡ chữ phù hợp và khán giả đọc được nội dung slide của bạn. Ngoài ra, bạn cũng cần chọn loại font phù hợp, không gây rối mắt và đặt biệt là font chữ đó không bị lỗi bởi hiện nay có nhiều font chữ không hỗ trợ Tiếng Việt.

3. Kiểm tra lỗi chính tả.

Lỗi chính tả có thể gay ra một sự khó chịu vô cùng lớn đối với người đọc. Để khắc phục lỗi, hãy nhờ một vài người bạn đọc trước slide của bạn và cho vài nhận xét. Họ sẽ là những người có cái nhìn trực quan, từ đó dễ dàng tìm được lỗi sai trong bài thuyết trình của bạn, đặc biệt là lỗi chính tả.

4. Áp dụng đồng nhất 1 phong cách.

Việc áp dụng đồng điệu 1 phong cách sẽ giúp bài thuyết trình thu hút và có tính chuyên môn cao hơn. Hãy chú ý đừng quá làm dụng màu và phong cách, điều đó sẽ làm các slide bị rối.

5. Luyện tập thường xuyên.

Làm PowerPoint có đẹp hay không, thuyết trình có cuốn hút hay không còn phụ thuộc vào tay nghề của bạn.

Hãy dành chút thời gian mỗi ngày để thực hành các thao tác trên PowerPoint và cải thiện kĩ năng thuyết trình. Điều này giúp bạn tự tin hơn khi trình bày từ đó thu hút khán giả hơn đấy!

Microsoft Office PowerPoint là một công cụ giúp bạn tạo ra các slide phục vụ cho bài thuyết trình. Bạn có thể chèn vào slide các loại hình ảnh, văn bản, âm thanh,... khiến cho bài của mình trở nên ấn tượng hơn và rồi chiếu các slide lên màn hình lớn hoặc lưu ở dạng tài liệu.