Sử dụng ngay những ứng dụng này của Google để làm việc tại nhà mùa dịch Covid-19
Ở bài viết này MSmobile chúng tôi gửi tới các bạn một số mẹo nhỏ sử dụng các ứng dụng sẵn có của Google để có thể hoàn thành công việc của mình ngay tại nhà nhé!
Các công cụ hỗ trợ miễn phí cho mọi người làm việc từ xa này được Google miễn phí hoàn toàn. Nó rất phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ với quy mô từ 3 đến 10 người và không có nhân viên IT chuyên trách. Làm việc tại nhà không khó trong thời gian cách ly toàn xã hội để chặn đứng dịch bệnh COVID-19.
Việc làm đầu tiên các bạn cần phải thực hiện đó là lên danh sách những người tham gia vào chiến dịch “làm việc từ xa tại nhà”. Lên danh sách cụ thể theo thứ tự, họ tên, chức danh và email của từng người. Cụ thể như sau để có thể thực hiện công việc một cách đơn giản nhất
| STT | Họ tên | Chức vụ | |
| 1 | Nguyễn Văn A | CEO | nguyenvana@gmail.com |
| 2 | Nguyễn Thị B | Kế toán | nguyenthib@gmail.com |
Danh sách trên giúp người quản lý dễ dàng nhớ địa chỉ của từng người, phân công công việc chính xác hoặc tạo nhóm làm việc theo đúng chuyên môn. Đối với một công ty đang sử dụng một trong các gói dịch vụ của Google là G-Suite có thể dễ dàng tạo ra một nhóm làm việc. Hiện nay Google G Suite for Education được miễn phí cho các tổ chức giáo dục trong thời gian dịch bệnh COVID-19.
Và từ danh sách email đã được lập các bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ của Google để làm việc từ xa tại nhà như:
1. Lên lịch nhắc nhở công việc hàng ngày
Ứng dụng lịch “Calendar” của Google giống như một thư ký giúp các bạn sắp xếp công việc một cách khoa học. Từ các cuộc họp cho đến nhắc nhở các việc cần phải làm. Tuy làm việc từ xa sẽ khiến cho việc quản lý giờ giấc làm việc khó khăn nhưng khi cam kết hoàn thành công việc thì mọi việc sẽ được giải quyết.
Dù là người quản lý hay một nhân viên bình thường cũng đều có thể tạo được lịch nhắc nhở làm việc theo ngày. Rất đơn giản các bạn chỉ cần vào lịch Google (calendar.google.com) từ trình duyệt web hoặc tải ứng dụng nếu sử dụng điện thoại -> chọn “Create”. Sau đó chọn “Task” hoặc “Reminder” rồi chọn thời gian cố định hay công việc cần làm trong các ngày đó và ghi thêm ghi chú cụ thể.
Ngoài ra, với người quản lý còn thể tạo ra nhắc nhớ công việc hoặc các cuộc họp từ xa thông qua lịch Google. Để làm các bạn chọn “Create” -> chọn “Event” rồi nhập các thông tin cần thiết như: thời gian, email các thành viên tham gia và ghi chú cụ thể. Các bạn có thể đính kèm tệp văn bản cần thiết cho cuộc họp tại đây. Và nội dung này có thể chỉnh sửa lại dễ dàng bởi người khởi tạo.
Lưu ý: để làm việc từ xa tại nhà hiệu quả khi chọn phương thức họp qua Google Hangouts hoặc G Suite các bạn nên gửi địa chỉ có dạng meet.google.com/cwe-fwcs-jmf để mọi người đều nhận được và tham gia vào cuộc họp.
2. Họp trực tuyến qua Google Hangouts có bảo mật cao
Ứng dụng Google Hangouts là một trong những công cụ hỗ trợ họp video trực tuyến miễn phí chỉ cần có tài khoản Gmail. Đối với các công ty lớn có thể sử dụng gói đăng ký G Suite Enterprise để được cung cấp các chức năng cao cấp như: tăng thêm số người tham gia lên đến 250 người hoặc tự động ghi lại nội dung cuộc họp vào Google Drive.
Có một tính năng rất tiện lợi là khi đến thời gian họp đã được cài đặt trước đó, chỉ những người đã nhận được thư mời mới tham gia được buổi họp trực tuyến. Mọi người có thể sử dụng nền tảng web thông qua website hangouts.google.com (chỉ vần có tai nghe, microphone và webcam) hoặc sử dụng ứng dụng trên điện thoại.
Việc họp trực tuyến qua Hangouts cho phép người dùng có thể tắt tạm video nếu bạn đang họp tại nhà và chỉ dùng âm thanh. Chưa hết, Hangouts còn cho phép người quản lý hoặc những người tham gia buổi thuyết trình chia sẻ màn hình của họ. Hoặc gõ văn bản để trao đổi qua đoạn chat.
Công cụ Hangouts cho phép tất cả mọi người trong cùng một công ty liên lạc với nhau một cách nhanh chóng nhất qua gọi video, nhắn tin hoặc gọi thoại. Và Hangouts Meet là một ứng dụng được đồng bộ trong G Suite với các chức năng cao cấp.
3. Làm việc trên Google Docs/ Sheets
Không chỉ họp trực tuyến, làm việc từ xa tại nhà cũng rất đơn giản với ứng dụng trực tuyến Google Docs. Công cụ này được dùng qua tài khoản gmail và được đồng bộ với điện thoại của bạn khi cùng dùng một tài khoản.
- Google Docs: Có thể thay thế Word với chức năng soạn thảo và chỉnh sửa văn bản 1 cách chuyên nghiệp. Và thậm chí bạn còn có thể nhập văn bản bằng giọng tiếng Việt và lưu lại dưới dạng word hoặc PDF.
- Google Sheets: có thể thay thế cho Excel và có chức năng và công thức tính toán tương tự
- Google Slides: có thể thay thế cho PowerPoint để tạo ra những file thuyết trình.
Các công cụ trên rất thích hợp cho nhu cầu làm việc ở xa như hiện nay. Ưu điểm của Google Docs như:
- Chia sẻ các tập tin Docs/Sheets/Slides cho bất kỳ người nào trong nhóm hoặc công ty, cấp quyền chỉ xem/ góp ý hoặc chỉnh sửa các file dữ liệu.
- Có thể soạn thảo trực tiếp: Với những người được cấp quyền chỉnh sửa 1 tài liệu mọi người có thể cùng soạn thảo hoặc chỉnh sửa tập tin và người kia có thể thấy ngay lập tức.
- Bảo mật tài liệu: Chỉ những người được chia sẻ quyền truy cập mới có thể xem, chỉnh sửa hoặc comment. Người chủ sở hữu hoặc được cấp quyền chỉnh sửa sẽ có thể khôi phục lại văn bản.
4. Sử dụng ổ cứng ‘trên mây’
Tài liệu và tài nguyên của doanh nghiệp là những thứ vô giá và khi làm việc tại nhà mọi người sẽ không thể đến trực tiếp công ty để sử dụng những tài liệu này. Tuy nhiên, bạn có thể tận dụng dịch vụ lưu trữ đám mây của Google để sao chép dữ liệu.
Ưu điểm của Google Drive là giúp mọi người có thể truy cập vào ở bất kỳ đâu: ở nhà, sân bay, quán cà phê,… miễn có kết nối internet. Ngoài ra, dịch vụ này còn được bảo mật bởi Google với khả năng quản lý, cấp quyền truy cập thư mục, file hoặc
Với mỗi tài khoản Google người dùng sẽ được cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí. Nếu cần thêm dung lượng các bạn có thể mua thêm gói 45,000 VNĐ/tháng cho 100GB hay 225,000 VNĐ/tháng cho gói 1000GB.
Như vậy mặc dù ngồi nhà nhưng với bác "Google" trong tay các bạn vẫn có thể làm chủ công việc hàng ngay của mình rồi nhé.
(Theo: Viettelstore)
Trong thập kỷ trước, hệ thống băng tải thường được xem là một khoản đầu tư xa xỉ, chỉ dành cho các tập đoàn có quy mô lớn. Nhưng hiện tại, trước áp lực khốc liệt của chuỗi cung ứng toàn cầu và sự bùng nổ của thương mại điện tử, cục diện đã hoàn toàn thay đổi. Việc lắp đặt hệ thống băng tải công nghiệp không còn là lựa chọn "có thì tốt", mà đã trở thành điều kiện tiên quyết để các doanh nghiệp sản xuất và logistics có thể trụ vững trên thị trường.
Tốc độ sản xuất phá vỡ giới hạn của sức người
Trong các môi trường sản xuất, rào cản lớn nhất kìm hãm năng suất chính là giới hạn vật lý của con người. Dù tổ đội bốc xếp có đông đảo đến đâu, tốc độ luân chuyển hàng hóa vẫn luôn bị kéo tụt bởi sự mệt mỏi, thời gian chuyển ca và sự chênh lệch nhịp độ giữa các cá nhân. Khi hệ thống băng tải tự động được đưa vào vận hành, nút thắt này lập tức bị phá vỡ. Thiết bị cơ khí thiết lập một quỹ đạo vận chuyển đều đặn, gánh vác những công việc nặng nhọc nhất và duy trì tốc độ xử lý chuẩn xác mà không hề có dấu hiệu đình trệ hay sai nhịp.
Khả năng luân chuyển liên tục giúp nhà máy rút ngắn đáng kể vòng quay sản xuất (Lead time), duy trì dòng chảy hàng hóa ổn định và khai thác tối đa công suất của dây chuyền. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động xử lý những đơn hàng lớn trong thời gian ngắn, đảm bảo tiến độ giao hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh trong các chuỗi cung ứng yêu cầu tốc độ và độ chính xác cao.
Lời giải cấp thiết cho bài toán thiếu hụt nhân lực
Nhiều năm trước, lợi thế cạnh tranh của các xưởng sản xuất chủ yếu dựa vào nguồn lao động giá rẻ. Tuy nhiên, khi thế hệ lao động trẻ hiện nay không còn mặn mà với những công việc khuân vác nặng nhọc, lặp đi lặp lại, các nhà máy bắt đầu thấm đòn "khủng hoảng nhân sự".
Đầu tư vào hệ thống băng tải chính là giải pháp để cứu vãn tình hình. Một dây chuyền băng tải vận hành liên tục có thể gánh vác khối lượng công việc của hàng chục công nhân bốc xếp. Cỗ máy có thể hoạt động liên tục, không mệt mỏi, không nghỉ phép và hoàn toàn miễn nhiễm với các biến động nhân sự. Quỹ lương khổng lồ tiết kiệm được sẽ giúp doanh nghiệp tái phân bổ lao động vào các khâu mang lại giá trị cao hơn như vận hành máy móc, kiểm soát chất lượng (QC) hay nghiên cứu phát triển.
Khoản đầu từ sinh lời bền vững
Dưới lăng kính quản trị tài chính, hệ thống băng tải không bao giờ là một khoản chi phí tiêu hao, mà thực chất là một "tài sản sinh lời bền vững". Mặc dù nguồn vốn đầu tư ban đầu có thể khiến nhiều doanh nghiệp e ngại, nhưng bài toán hoàn vốn (ROI) lại mang tính thuyết phục cao. Bằng cách cắt bỏ hoàn toàn quỹ lương bốc xếp khổng lồ hàng tháng, triệt tiêu chi phí đền bù do hàng hóa rơi vỡ và chặn đứng những khoản thiệt hại khôn lường từ việc dừng máy
Khi ứng dụng hệ thống vào sản xuất, doanh nghiệp có thể tự bù đắp chi phí trong vòng 12 đến 18 tháng đầu tiên. Bước qua điểm hòa vốn, với kết cấu cơ khí bền bỉ và vòng đời vận hành lâu dài, cỗ máy sẽ tiếp tục tối ưu hóa dòng tiền, chuyển hóa trực tiếp công suất tự động hóa thành biên độ lợi nhuận ròng vững chắc cho doanh nghiệp
Tạo không gian làm việc an toàn và chuyên nghiệp
Sự xuất hiện của hệ thống băng tải giúp tái cấu trúc hoàn toàn bộ mặt nhà xưởng. Bằng việc quy hoạch luồng hàng hóa di chuyển trên một quỹ đạo cố định, doanh nghiệp sẽ loại bỏ được tình trạng xe nâng, xe đẩy chạy đan xen lộn xộn, triệt tiêu triệt để rủi ro tai nạn giao thông nội bộ và an toàn lao động do bốc vác hàng hóa nặng
Không chỉ bảo vệ tối đa sức khỏe người công nhân, việc trả lại một mặt sàn thông thoáng, trật tự và vận hành êm ái còn giúp nhà máy đáp ứng hoàn hảo các tiêu chuẩn 5S. Đây chính là "điểm chạm" trực quan nhất thể hiện năng lực quản trị, xây dựng một môi trường làm việc khoa học, an toàn và chuyên nghiệp
Đảm bảo tính toàn vẹn của hàng hóa
Quá trình bốc xếp thủ công hay sử dụng xe kéo luôn là nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng hàng hóa bị rơi vỡ, trầy xước hay móp méo. Sử dụng hệ thống băng tải sẽ loại bỏ "biến số" rủi ro này bằng một quỹ đạo luân chuyển cố định, trơn tru và êm ái. Dù là linh kiện điện tử mỏng manh, chai lọ dễ vỡ hay các kiện hàng đắt tiền, đều sẽ được di chuyển an toàn qua từng công đoạn. hạn chế tối đa những va chạm không đáng có trong quá trình vận chuyển.
Không chỉ giúp giảm tỷ lệ hư hỏng và chi phí phát sinh, băng tải còn tạo nên một quy trình luân chuyển nhất quán, dễ kiểm soát, từ đó nâng cao độ chính xác và hiệu suất vận hành cho toàn bộ dây chuyền. Khi rủi ro được kiểm soát ngay từ khâu di chuyển, doanh nghiệp có thể yên tâm về chất lượng hàng hóa trước khi đến tay khách hàng.
Băng tải PVC thông dụng nhiều ngành công nghiệp
