Tất tần tật về cách sử dụng Microsoft Outlook

Công nghệ
|   Thứ 7, 28/08/2021 | 13:22

Outlook là một ứng dụng của Microsoft, được sử dụng rất nhiều trong văn phòng. Đây là công cụ đắc lực hỗ trợ chúng ta trong việc quản lý công việc qua Email. Sau đây, Sort.vn xin giới thiệu bài viết Tất tần tật về cách sử dụng Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook được sử dụng để làm gì?

1. E-mail. Đây có lẽ là cách sử dụng cơ bản nhất của Outlook. Outlook được sử dụng để gửi và nhận tin nhắn email.
2. Lịch. Sử dụng lịch Outlook tích hợp sẵn để lên lịch và theo dõi các cuộc hẹn và cuộc họp của bạn. Bạn thậm chí có thể lên lịch nhắc nhở cho chính mình. Lịch cũng có thể được chia sẻ.
3. Sổ địa chỉ. Không bao giờ mất thông tin của một số liên lạc một lần nữa. Outlook không chỉ cho phép bạn lưu trữ thông tin email cho các liên hệ của mình mà còn cả các thông tin khác như số điện thoại và địa chỉ gửi thư.
4. Những việc cần làm. Bạn có thể sử dụng MS Outlook để thiết lập danh sách công việc cho chính mình.
5. Theo dõi tin nhắn đã gửi. Bạn có thể yêu cầu biên nhận cho một tin nhắn bạn gửi cho bạn biết tin nhắn đó đã được nhận hay đã đọc. (Điều này thay đổi tùy thuộc vào hệ thống email của người nhận.)
6. Gửi tệp đính kèm. Nếu bạn có hình ảnh hoặc tài liệu cần gửi, bạn có thể đính kèm chúng vào email.
7. Lên lịch cho các nguồn tài nguyên. Nếu bạn đang sử dụng Outlook tại nơi làm việc, hãy kiểm soát những người sử dụng phòng hội nghị hoặc thiết bị dùng chung bằng cách thêm họ vào các cuộc họp.
8. Sắp xếp thư bằng cách sử dụng các quy tắc. Công cụ Quy tắc MS Outlook là một cách tiện dụng để tự động thực hiện một số tác vụ, nhưng công cụ này tốt nhất khi được sử dụng để lọc và gửi thư tự động.
9. Thêm các yếu tố đồ họa. Sử dụng tính năng Nghệ thuật Thông minh của MS Office, bạn có thể thêm hình ảnh vào nội dung email của mình và tùy chỉnh chúng từ trong email.
10. Chia sẻ màn hình của bạn trong một email. Bạn gặp sự cố với ứng dụng? Tính năng ít được biết đến này cho phép bạn chụp ảnh màn hình từ trong email và chèn nó vào thư của bạn.

Ưu điểm của Microsoft Outlook

 
1. Phổ biến trong nhiều tổ chức lớn. Nghiên cứu từ iDatalabs chỉ ra rằng hơn 40.000 công ty sử dụng Microsoft Outlook trên toàn thế giới. Điều này có nghĩa là nếu bạn hiểu cách sử dụng Outlook, bạn đã có một kỹ năng hữu ích cho nhiều nơi làm việc.
2. Hoạt động tốt với MS Exchange. Microsoft Exchange là một máy chủ cấp doanh nghiệp được sử dụng bởi các trường học, doanh nghiệp và các tổ chức lớn khác.
3. Tương thích với các phần mềm phổ biến. Đương nhiên, Outlook hoạt động liền mạch với Microsoft Office. Nhưng nó cũng hoạt động tốt với nhiều phần bổ trợ khác có sẵn thông qua Microsoft office store.
4. Bao gồm các công cụ tổ chức. Ngay cả khi không có phần bổ trợ, Outlook vẫn bao gồm các công cụ tổ chức của riêng nó, chẳng hạn như sổ địa chỉ và lịch.
5. An ninh tốt. Outlook có nhiều tính năng bảo mật. Ví dụ: nó cung cấp xác thực hai yếu tố, mã hóa tin nhắn và khả năng xem hoạt động tài khoản gần đây.
6. Hỗ trợ kỹ thuật. Microsoft cung cấp hỗ trợ kỹ thuật qua điện thoại (tính phí bổ sung đối với một số gói), hoạt động 24/7. Nếu bạn gặp sự cố, đây là một lợi thế rất lớn.

Cách tạo tài khoản Outlook

Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng MS Outlook thì phần mềm sẽ yêu cầu bạn tạo một tài khoản để sử dụng. Sau đây là các bước tạo tài khoản Outlook:

Bước 1: Mở Outlook

Bước 2: Nhập địa chỉ email mà bạn sử dụng rồi nhấp vào Kết nối.

Bước 3: Hãy nhập mật khẩu của bạn rồi sau đó chọn OK.

Bước 4: Nếu có nhu cầu muốn thêm một tài khoản khác vào Outlook, hãy chọn Tệp> Thêm tài khoản và lặp lại quy trình nêu trên để thêm tài khoản khác.

Cách tạo cuộc họp trên Outlook


Bước 1: Tùy thuộc vào thời gian của cuộc họp, hãy nhấp vào lưới Lịch chính (chọn một ngày nếu bạn đang ở chế độ xem Tuần) để chọn thời gian cho cuộc họp.
Bước 2:  Nhấp chuột phải vào chọn Cuộc hẹn Mới từ menu lối tắt 
Bước 3:  Cửa sổ Cuộc hẹn sẽ mở ra, trong đó bạn có thể nhập chủ đề, vị trí và mô tả, cùng với các thông tin khác. 
Bước 4:  Di chuyển đến ô Vị trí và nhập tên cuộc họp của bạn, ví dụ: cuộc họp sáng thứ 2
Bước 5:  Lựa chọn thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp.
Bước 6: Trong cửa sổ bên dưới hộp Thời gian kết thúc là nơi bạn có thể viết thêm mô tả.
Bước 8: Hộp Lời nhắc cho phép bạn đặt liệu Outlook có nhắc bạn về cuộc họp hay không. Điều này có thể rất hữu ích và cài đặt mặc định được đặt để nhắc bạn 15 phút trước cuộc hẹn. Lời nhắc sẽ xuất hiện sau trên màn hình của bạn.


Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về 6 cách sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel dễ nhất và

Hướng dẫn các bước chạy quảng cáo Facebook hiệu quả nhất
Cùng chuyên mục
Top 10 phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh tốt nhất
31-12-2022 09:48

Chăm sóc khách hàng đa kênh luôn là vấn đề mà các chủ doanh nghiệp, chủ shop cần giải quyết. Việc thực hiện chăm sóc thủ công từ phản hồi tin nhắn, gửi thông tin đến khách hàng, cho đến chăm sóc lại khách hàng,...cũng đã tốn rất nhiều thời gian và công sức. Để tối ưu hiệu quả kinh doanh và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc, các doanh nghiệp cần nhờ đến sự trợ giúp của các công cụ chăm sóc khách hàng.

Nếu bạn chưa lựa chọn được cho mình một phần mềm CSKH đa kênh hiệu quả thì hãy tham khảo ngay TOP 10 phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh tốt nhất tại đây.

Phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh là gì?

Phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh được hiểu là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp, công ty hay các cửa hàng trực tuyến chăm sóc, tương tác với người mua trên nhiều nền tảng khác nhau.

Không chỉ vậy, đa phần các ứng dụng CSKH đa kênh hiện nay đều được trang bị nhiều tính năng cho phép lưu trữ thông tin khách hàng vào 1 chỗ. Qua đó, tổng hợp lại dữ liệu và hỗ trợ phân tích, phân loại khách hàng rồi tạo ra các chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp.

Phần mềm bán hàng đa kênh đang trở lên phổ biến, cần thiết
Phần mềm bán hàng đa kênh đang trở lên phổ biến, cần thiết

Thế nào là phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh?

Việc sở hữu một công cụ chăm sóc khách hàng đa kênh sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được những vấn đề lớn nhất khi tạo nhiều kênh bán hàng như: Phản hồi tin nhắn chậm, không lưu được thông tin khách hàng vào 1 chỗ, bỏ sót cơ hội bán hàng, chăm sóc khách hàng kém hiệu quả,...

Chính vì vậy, có thể khẳng định phần mềm chăm sóc khách hàng chính là công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong quá trình hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp hiện nay.

Ứng dụng chăm sóc khách hàng đa kênh phù hợp với doanh nghiệp nào?

Những doanh nghiệp mong muốn xây dựng, chăm sóc mối quan hệ lành mạnh với khách hàng và muốn quản lý data hiệu quả thì phần mềm CRM sẽ là sự lựa chọn phù hợp nhất.

Bên cạnh đó, phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh còn là một công cụ không thể thiếu nếu công ty của bạn đang hoạt động theo mô hình B2B và B2C. Những công ty kinh doanh theo 2 loại hình này thường cần đến phần mềm để theo dõi khách hàng tiềm năng và quản lý thông tin khách hàng.

Ngoài ra, nếu cửa hàng, công ty của bạn có những đặc điểm sau đây thì việc sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng là điều vô cùng cần thiết:

  • Cần lưu trữ data khách hàng để quản lý hiệu quả hơn.

  • Có nguồn khách hàng đến từ nhiều kênh bán khác nhau.

  • Có cộng đồng khách hàng trung thành, thân thiết, thường xuyên tương tác với cửa hàng cần được chăm sóc.

  • Cần lên cơ chế tích điểm hoặc tặng mã giảm giá, voucher cho khách hàng cũ.

  • Báo cáo chi tiết về khách hàng trong quá trình kinh doanh.

10 phần mềm CSKH đa kênh chất lượng nhất hiện nay

Phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh là công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện nay. Và để lựa chọn được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, bạn hãy tham khảo TOP 10 phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh tốt nhất ở dưới đây:

0.20180 sec| 2079.734 kb