Cách sử dụng Google Drive khai thác hết các tính năng hiệu quả nhất

Google Drive là gì? Phương thức hoạt động của Google Drive

Google Drive là giải pháp lưu trữ đám mây của Google. Nó cho phép bạn lưu trữ phương tiện và tài liệu của mình trên các máy chủ của Google để bạn có thể giải phóng dung lượng trên ổ cứng và truy cập chúng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Bạn có thể truy cập Drive trên web bằng cách truy cập drive.google.com hoặc qua ứng dụng Android miễn phí. Bạn cũng có thể xem tất cả các tệp của mình qua thư mục Drive trên PC với Google Drive dành cho Máy tính để bàn, nhưng trước tiên bạn cần tải xuống phần mềm. Bạn có thể tải phần mềm này bằng cách truy cập trang web của Drive. Từ đây, bạn nhấp vào bánh răng cài đặt ở trên cùng bên phải, sau đó nhấp vào Nhận Drive dành cho máy tính để bàn. Làm theo hướng dẫn cài đặt, sau đó chỉ cần khởi chạy chương trình và thực hiện quá trình thiết lập, sau đó bạn sẽ thấy biểu tượng Google Drive trong tab Mục yêu thích trên Windows.

Dung lượng lưu trữ trên Google Drive

Khi nói đến bộ nhớ, bạn nhận được 15GB miễn phí, được chia sẻ giữa Drive, Gmail và Photos. Như vậy là đủ đối với hầu hết mọi người, nhưng bạn có thể thêm nhiều hơn với phí đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm. Đăng ký này hiện được gọi là Google One và cung cấp các lợi ích bổ sung ngoài dung lượng lưu trữ nhiều hơn như giảm giá trong Google Store.

Các loại tệp được hỗ trợ

Không gian lưu trữ là mối quan tâm chính đối với hầu hết các giải pháp lưu trữ đám mây, nhưng các hạn chế về loại tệp cũng có thể đáng kể đối với nhiều người dùng. Google Drive hỗ trợ rất nhiều loại tệp bao gồm .jpeg, .png, .gif, mpeg4, .mov và .avi,...

Các giới hạn về kích thước tệp:

Tài liệu: Tối đa 1,02 triệu ký tự. Nếu bạn chuyển đổi một tài liệu văn bản sang định dạng Google Documents, nó có thể lên đến 50 MB.
Bảng tính: Tối đa hai triệu ô cho các bảng tính được tạo trong hoặc chuyển đổi sang Google Trang tính.
Bản trình bày: Tối đa 100MB cho các bản trình bày được chuyển đổi sang Google Trang trình bày.
Tất cả các tệp khác: Lên đến 5TB.

Tải tệp lên Google Drive

Để truy cập các tệp của bạn trên Google Drive, trước tiên bạn cần tải chúng lên qua web, PC hoặc ứng dụng di động. Đầu tiên, chúng ta sẽ nói về ứng dụng khách web, nơi có hai cách để tải tệp lên Drive.

Đầu tiên là phương pháp kéo và thả: chọn tệp bạn muốn tải lên từ PC của mình, kéo tệp đó vào Drive trong cửa sổ trình duyệt và thả tệp đó. Điều này hoạt động cho cả các tệp riêng lẻ cũng như các thư mục. Sẽ có một cửa sổ nhỏ ở dưới cùng bên phải hiển thị tiến trình tải lên.

Tùy chọn thứ hai là nhấp vào nút Mới nằm ở góc trên bên trái của trang web và chọn Tải lên tệp hoặc Tải lên thư mục (hình trên). Sau đó, chọn các tệp hoặc thư mục bạn muốn tải lên, nhấp vào Mở hoặc Tải lên và bạn đã sẵn sàng.

Một phương pháp tải lên máy chủ đám mây của Google thậm chí còn dễ dàng hơn là tận dụng Google Drive dành cho Máy tính để bàn. Chỉ cần kéo tài liệu bạn muốn tải lên và thả chúng vào thư mục Drive. Về cơ bản, nó hoạt động giống như chuyển tệp từ thư mục này sang thư mục khác trên máy tính của bạn, mặc dù có thể mất một lúc để các tệp đồng bộ hóa.

Tải lên các tệp từ thiết bị di động của bạn cũng dễ dàng. Mở ứng dụng Drive, nhấn vào biểu tượng + ở góc dưới cùng bên phải và chọn tệp bạn muốn gửi lên đám mây. Bạn cũng có thể nhanh chóng tải tệp lên bằng cách mở chúng, nhấn vào nút Chia sẻ, sau đó Lưu vào Drive.

Tải xuống tệp từ Google Drive

Nếu bạn đang sử dụng Google Drive dành cho Máy tính để bàn, mọi thứ bạn tải lên đều có thể được sao chép vào bất kỳ thư mục nào khác trên máy tính của bạn giống như bất kỳ tệp nào khác. Bạn cũng có thể tải xuống các tệp từ ứng dụng khách web bằng cách nhấp chuột phải và nhấp vào Tải xuống. Điều này hoạt động cho cả tệp riêng lẻ và toàn bộ thư mục.

Trên thiết bị di động, có thể thuận tiện hơn khi để các tệp trên đám mây và chỉ mở chúng khi bạn cần, nhưng có một số trường hợp bạn sẽ cần tìm nút tải xuống Google Drive đó. Tất cả những gì bạn cần làm là tìm tệp của mình trong ứng dụng, nhấn vào ba dấu chấm ở bên phải, sau đó Tải xuống và bạn đã sẵn sàng.

Cách sắp xếp tệp trên Google Drive

Bạn có thể sắp xếp các tệp trong Drive giống như cách bạn làm trên PC của mình. Bạn có thể để tất cả chúng ở một nơi hoặc đặt chúng vào các thư mục khác nhau. Để tạo một thư mục trong ứng dụng khách web, hãy nhấp vào nút Mới và sau đó chọn Thư mục. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào thư mục Drive trên máy tính của mình và tạo một thư mục mới như bạn thường làm trên Windows. Trên thiết bị di động, hãy nhấn vào nút + màu xanh lam và chọn Thư mục.

Để di chuyển tệp vào một thư mục trên web, chỉ cần sử dụng phương pháp kéo và thả cho ứng dụng khách web và thư mục Drive. Tính năng này cũng hoạt động trên thiết bị di động, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, sẽ nhanh hơn nếu bạn nhấn vào biểu tượng Tác vụ khác (ba chấm dọc) bên cạnh tệp, chọn tùy chọn Di chuyển, sau đó chọn vị trí mới cho tệp.

Cách xóa tệp Drive

Vì không gian lưu trữ cao cấp trên đám mây nên điều quan trọng là phải biết cách xóa các tệp trên Drive để giải phóng dung lượng. Tùy chọn dễ nhất trên web là chọn một tệp hoặc thư mục và nhấn phím xóa trên bàn phím của bạn. Điều này hoạt động cho cả ứng dụng khách web và thư mục Drive.

Để xóa tài liệu Drive khỏi thiết bị di động của bạn, hãy nhấn vào biểu tượng Tác vụ khác bên cạnh tệp (ba chấm dọc) và chọn Xóa.

Cách chia sẻ tệp 

Một trong những điều tốt nhất về Drive là khả năng chia sẻ tệp với những người khác. Đây có thể là các tài liệu đơn lẻ cũng như các thư mục. Để chia sẻ tệp hoặc thư mục trên Google Drive, hãy chọn tệp hoặc thư mục đó và nhấp vào biểu tượng Nhận liên kết có thể chia sẻ, sau đó sao chép và chia sẻ liên kết với những người bạn muốn.

Lưu ý rằng bạn có một số quyền kiểm soát những gì mọi người có thể làm với liên kết của bạn. Chế độ hạn chế mặc định có nghĩa là chỉ những người bạn thêm rõ ràng mới có thể xem tệp. Bạn có thể thay đổi điều này để bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem được. Đối với Google Tài liệu và Trang tính, bạn cũng có thể chọn giữa các quyền xem và chỉnh sửa.

Quá trình này cũng tương tự đối với các thiết bị di động. Nhấn vào biểu tượng Tác vụ khác (ba chấm dọc) bên cạnh tệp và bật tùy chọn Chia sẻ liên kết. Liên kết sẽ tự động được sao chép, vì vậy bạn có thể tiếp tục và dán nó vào ứng dụng nhắn tin và gửi cho bạn bè. Ngoài ra, bạn có thể nhấn vào Thêm người để gửi liên kết đến một địa chỉ email.

Cách sử dụng Google Drive với các ứng dụng của bên thứ ba

Drive được kết nối với bộ năng suất văn phòng của Google bao gồm Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, sánh ngang với Word, Excel và PowerPoint của Microsoft. Mặc dù ba dịch vụ này có trang web chuyên dụng riêng, nhưng mọi tài liệu bạn tạo sẽ được tự động lưu vào Drive. Drive cũng hỗ trợ các dịch vụ khác của Google như Google Biểu mẫu, Google Bản vẽ, v.v.

Bạn có thể tạo tài liệu ngay từ giao diện web của Drive hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động, sau đó sẽ đưa bạn đến trang dành riêng của Google Tài liệu đó. Thật là chính xác? Nhấp vào nút Mới màu xanh lam ở góc trên cùng bên trái của trang web, sau đó chọn Google Tài liệu, Google Trang tính hoặc Google Trang trình bày. Trên thiết bị di động, hãy nhấn vào biểu tượng + màu xanh lam và chọn một trong ba tùy chọn.

Sử dụng tích hợp Drive và Gmail

Một trong những tích hợp tốt nhất và hữu ích nhất là giữa Gmail và Drive. Để chia sẻ tệp Drive với Gmail, hãy soạn tin nhắn và nhấp vào biểu tượng Drive ở cuối màn hình. Sau đó, bạn có thể điều hướng đến tệp và chia sẻ nó. Trên thiết bị di động, nhấp vào biểu tượng Đính kèm ở đầu màn hình, sau đó nhấp vào Chèn từ Drive. Đây cũng là một cách dễ dàng để chia sẻ các tệp lớn, được chia sẻ dưới dạng liên kết chứ không phải tệp đính kèm.

Cũng dễ dàng lưu các tệp Gmail vào ổ đĩa. Chỉ cần di chuột qua hình ảnh hoặc tệp phương tiện khác và nhấp vào biểu tượng Drive ở dưới cùng bên phải. Trên thiết bị di động, bạn phải nhấn và giữ hình ảnh, sau đó nhấn vào Xem hình ảnh. Nhấn vào biểu tượng Tùy chọn khác (ba chấm) ở trên cùng bên phải, sau đó nhấn vào Lưu vào Drive.

Cách sử dụng Google Drive ngoại tuyến

Google Drive có chế độ ngoại tuyến, cho phép bạn truy cập tệp khi không kết nối với Internet. Bạn có thể xem và chỉnh sửa các tệp bao gồm Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, với tất cả các thay đổi sẽ được đồng bộ hóa tự động khi kết nối internet được thiết lập lại.

Bạn phải bật truy cập ngoại tuyến riêng lẻ cho từng thiết bị. Trên máy tính của bạn, mở menu cài đặt và bật chế độ Ngoại tuyến.  Ngoài ra, hãy đảm bảo tải xuống tiện ích mở rộng Google Tài liệu ngoại tuyến của Chrome. Sau khi hoàn tất, bạn có thể truy cập trang web của Drive để xem hoặc chỉnh sửa tệp của mình. Nhưng hãy nhớ rằng bạn phải sử dụng trình duyệt Chrome để tính năng này hoạt động. Tất nhiên, bạn cũng có thể mở tệp qua thư mục Drive trên máy tính, sau đó sẽ mở trong Chrome.

Trên thiết bị di động, bạn phải mở ứng dụng Drive, nhấn vào biểu tượng Tác vụ khác (ba chấm dọc) bên cạnh tệp, sau đó chọn Khả dụng khi ngoại tuyến. Ngoài ra, bạn có thể nhấn và giữ một tệp, sau đó chọn các tệp bổ sung và làm theo quy trình tương tự để bật chế độ ngoại tuyến cho nhiều tệp cùng một lúc.

Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu thêm về Cách sử dụng Teamviewer để điều khiển máy tính từ xa đơn giản nhất và Tất tần tật về cách sử dụng Microsoft Outlook